Quy Trình Quản Lý Hàng Tồn Kho Hiệu Quả
Việc quản lý kho hàng hiệu quả sẽ đảm bảo cho quá trình sản xuất, kinh doanh được liên tục cũng như hỗ trợ doanh nghiệp có thể giảm các loại chi phí liên quan. Do đó, nắm rõ và tuân thủ một quy trình quản lý kho chuẩn xác sẽ đem lại nhiều lợi ích cho chính công ty của bạn.
Vai trò của quản lý kho trong doanh nghiệp
Quản lý kho hàng hiệu quả mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Trong đó có thể kể đến 5 lợi ích chính sau:
Hiện tượng thất thoát hàng hóa xảy ra do nhiều nguyên nhân, đó có thể là nhân viên gian lận hoặc do thất thoát do mất hàng trong kho, hoặc tổn thất do trượt giá.
Một số mặt hàng như: điện máy, thời trang là những hàng hóa nhanh bị lỗi mốt, bị thay thế hoặc trượt giá. Việc kiểm tra, đối chiếu thường xuyên lượng hàng bán ra và lượng hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp tránh được thất thoát kể trên
Hàng hóa/nguyên vật liệu tồn kho lâu ngày, bị hỏng hóc, hao mòn, hết hạn sử dụng… buộc phải tiêu hủy vì không thể đáp ứng nhu cầu kinh doanh. Tuy nhiên, nếu vật tư tồn kho được thống kê chặt chẽ, liên tục, lên ngân sách dự trù sát sao, thì doanh nghiệp sẽ tránh được sự lãng phí không đáng có.
Một quy trình quản lý kho minh bạch sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được đáng kể chi phí lưu kho.
Phí lưu kho phụ thuộc vào số lượng và kích thước hàng hóa mà bạn lưu trữ. Đối với hàng tồn kho lớn, hay các sản phẩm quá cồng kềnh, doanh nghiệp sẽ phải sử dụng nhiều thiết bị lưu kho cùng các chi phí khác như điện, nước, nhân công,… Điều này sẽ khiến chi phí lưu kho bị “đội” lên cao. Do vậy, cần phát hiện sớm những hàng hóa có tồn kho lớn, những hàng hóa tiêu tốn nhiều chi phí lưu kho, để có biện pháp giải phóng, lưu chuyển hàng tồn kho kịp thời, tiết kiệm được nhiều chi phí lưu kho không cần thiết.
Báo cáo của UPS Pulse of the Online Shopper trên 1.000 khách hàng cho biết, 44% cho rằng tốc độ giao hàng là quan trọng khi tìm kiếm và lựa chọn sản phẩm, 77% người tiêu dùng sẵn sàng trả tiền cho việc vận chuyển nhanh. Do đó có thể thấy rằng, việc quản lý tốt lượng hàng tồn kho để xây dựng kế hoạch mua hàng kịp thời sẽ giúp bạn tránh khỏi nguy cơ “cháy hàng” và cung ứng hàng hóa kịp thời đúng thời gian, tránh việc chậm trễ giao hàng.
Hàng hóa trong kho – Bao gồm sản phẩm và nguyên vật liệu trong kho là một yếu tố tạo nên vốn lưu động. Vốn lưu động là dòng tiền duy trì hoạt động kinh doanh và tái đầu tư của doanh nghiệp trong ngắn hạn. Vốn lưu động đến từ nguồn vốn tự có và doanh thu của doanh nghiệp, chi cho mục đích nhập hàng, nhập nguyên vật liệu cho 1 tháng hoặc 1 quý. Thiếu vốn lưu động, doanh nghiệp sẽ bị “bất động” vì không có tiền tiếp tục kinh doanh.
Nếu việc quản lý kho hiệu quả sẽ giúp hàng hóa trong kho được lưu thông tốt, giảm được lượng vốn lưu động cho 1 tháng, 1 quý và rút ngắn thời gian quay vòng vốn.
12% doanh thu của các doanh nghiệp bị mất đi do thất thoát hàng hóa. Đừng lo lắng, 3S iWAREHOUSE có thể giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán này - Tiết kiệm 80% thời gian nhập/xuất kho - Tiết kiệm thời gian tìm kiếm hàng hóa trong kho - Cắt giảm chi phí hàng tồn kho tối đa - Hạn chế tối đa lỗi do con người gây ra trong quá trình kiểm kê
Cách kiểm soát Bullwhip Effect trong quản lý hàng tồn kho
Bullwhip Effect hay còn gọi là hiệu ứng chiếc roi da phản ánh hiện tượng chênh lệch giữa số lượng sản phẩm sản xuất ra so với nhu cầu thực tế.
Hiện tượng này mô phỏng theo hình ảnh thực tế của chiếc roi da, chỉ một lượng dao động nhỏ ở gốc cây roi, sẽ gây ra lượng dao động lớn ở cuối chiếc roi.
Hiệu ứng Bullwhip là hiện tượng thông tin về nhu cầu thị trường cho một sản phẩm bị bóp méo hay khuếch đại lên qua các khâu chuỗi cung ứng, dẫn đến sự dư thừa tồn kho, ảnh hưởng đến chính sách giá và tạo ra phản ánh không chính xác trong nhu cầu thị trường.
Chi tiết về hiệu ứng Bullwhip Effect
Tuy nhiên, sau khi phân tích hiệu ứng bullwhip và thực hiện các bước cải tiến, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể giảm lượng hàng tồn kho khoảng 10 đến 30% và có thể đạt được mức giảm 15 đến 35% trong các trường hợp hết hàng và bỏ lỡ đơn đặt hàng của khách hàng
Một số cách để kiểm soát Bullwhip Effect
Để tìm hiểu sâu hơn về cách kiểm soát Bullwhip Effect mời bạn đón đọc Quản lý hàng tồn kho – Cách kiểm soát Bullwhip Effect
Tại sao lại cần một quy trình quản lý kho cho cửa hàng bán lẻ?
Quản lý kho hàng giữ một vai trò rất quan trọng trong cửa hàng bán lẻ và là một phần không thể thiếu để đảm bảo các nghiệp vụ quản lý hoạt động kinh doanh khác. Quản lý kho bao gồm các việc liên quan tới công tác tổ chức, sắp xếp, kiểm soát sản phẩm kho, được quy định và bắt buộc các nhân viên phải tuân thủ. Việc quản lý kho hàng theo quy trình đem lại rất nhiều lợi ích cho cửa hàng bán lẻ như:
- Quản lý kho hàng thường xuyên giúp cửa hàng bán lẻ kiểm soát được số lượng hàng hóa, tránh thất thoát hoặc hết hàng
- Cửa hàng bán lẻ có thể phát hiện ra các nguy cơ tồn đọng hàng ở một số mặt hàng khác nhau khi quản lý
- Giảm thiểu chi phí và đầu tư cho hàng tồn kho bằng cách quản lý hàng hóa thường xuyên và đảm bảo lượng hàng hóa cần thiết trong mọi thời điểm
- Tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động
- Nguyên vật liệu được tồn trữ ở mức hợp lý để hỗ trợ cho hoạt động sản xuất
- Quản lý kho hàng giúp các hoạt động vận hành khác trong cửa hàng bán lẻ hoạt động trơn tru, chuyên nghiệp
- Quản lý kho hiệu quả sẽ nắm được số lượng tồn kho chính xác để tối ưu không gian kho hàng, thuận tiện cho việc đóng gói và giao vận
- Quy trình quản lý kho chính xác thì các báo cáo kho, báo cáo doanh thu, lãi lỗ cũng sẽ được tính toán 1 cách chính xác
- Quản lý kho hàng giúp nhà quản lý dễ dàng đưa ra phương án kinh doanh hợp lý cho cửa hàng bán lẻ của mình
Kho hàng của một cửa hàng bán lẻ
Mỗi một cửa hàng bán lẻ lớn, nhỏ hay các cửa hàng đều cần một quy trình quản lý, đặc biệt là khi có hàng tồn kho cần theo dõi chặt chẽ. Để khi người quản lý vắng mặt thì công việc vẫn được diễn ra suôn sẻ, thuận lợi. Khi có một quy trình quản lý kho rõ ràng, chặt chẽ nghĩa là tất cả các khâu của bạn đang vận hành độc lập, nhưng có liên kết với nhau.
Mỗi một nhân viên là một mắt xích quan trọng kết nối các khâu. Thông tin minh bạch, rõ ràng thì giảm thiểu được thất thoát hàng hóa: Do hỏng, do mất mát, do trộm…. Nhà quản lý sẽ có phương án xử lý phù hợp.
Robot cộng tác trong quản lý kho hàng
Robot cộng tác hay còn gọi là cobots, là những robot được thiết kế để làm việc song song với con người tại nhà máy hoặc kho hàng một cách hiệu quả, giảm thiểu những nhiệm vụ khó khăn hoặc lặp đi lặp lại của con người.
Thông thường, ở các kho hàng truyền thống, hàng hóa chuyển đến kho thường được tiến hành đóng gói và sắp xếp lên pallet để giao hàng. Tùy vào đặc tính của sản phẩm, to hay nhỏ, nặng hay nhẹ, có dễ vỡ hay không mà hai nhiệm vụ này sẽ có những yêu cầu kèm theo. Nhưng nhìn chung, nhiệm vụ đóng gói và bốc xếp hàng lên xuống pallet có điểm đặc thù là lặp đi lặp lại, gây nhàm chán cho người công nhân kho và không tận dụng được sức lao động của con người trong những nhiệm vụ đòi hỏi yêu cầu cao hơn.
Đây cũng là lý do các doanh nghiệp hiện nay cân nhắc đến việc ứng dụng robot cộng tác vào nhiệm vụ này. Robot cộng tác sẽ thay thế con người trong lấy hàng lấy hàng, đóng gói, vận chuyển hàng hoặc cất hàng theo các lệnh / đơn hàng trong các nhà kho.
Cobot sẽ thay thế con người trong lấy hàng lấy hàng, đóng gói, vận chuyển hàng trong kho
Ứng dụng robot cộng tác giúp tiết kiệm đáng kể công sức, nhân công trong kho hàng, để tìm hiểu sâu hơn về ứng dụng của cobot, mời bạn đọc đón đọc bài viết Những ứng dụng của Robot cộng tác trong kho hàng 4.0
Theo số liệu khảo sát mới nhất, 12% doanh thu của các doanh nghiệp bị mất đi do bị thất thoát hàng hóa. Có khá nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này mà yếu tố chủ yếu nằm ở quản lý kho hàng không hiệu quả.
Là đơn vị trực tiếp tư vấn và triển khai phần mềm cho hơn 1.000 doanh nghiệp tại Việt Nam bao gồm cả doanh nghiệp Việt ở mọi quy mô và các doanh nghiệp lớn. ITG Technology thấu hiểu rằng ở vị trí chủ doanh nghiệp, bạn có rất nhiều điều cân nhắc và lo lắng về:
Thấu hiểu những lo lắng này, ITG Technology đã biên soạn cuốn ebook với chủ đề: “Cẩm nang quản trị kho hàng hiệu quả”
Cuốn ebook bao gồm 31 trang được trình bày kết hợp với những hình ảnh trực quan sinh động sẽ mang đến cho bạn những kiến thức phục vụ công tác quản trị kho một cách hiệu quả. Bạn có thể tìm thấy trong cuốn ebook:
Hy vọng cuốn ebook này sẽ là một cánh tay đắc lực hỗ trợ bạn để quản lý kho hiệu quả. Truy cập vào link sau để tải ebook “Cẩm nang quản trị kho hiệu quả”
Hy vọng, bài viết đã giúp bạn hệ thống được các bước trong quy trình quản lý kho, từ đó có thể quản lý kho hàng chặt chẽ, tránh thất thoát, tăng hiệu quả kinh doanh. Để được hỗ trợ thêm về phương pháp và phần mềm quản lý kho hiệu quả, Quý vị có thể liên hệ với các chuyên gia của chúng tôi qua số hotline: 092.6886.855
Đối với bất kì một cửa hàng bán lẻ thì việc xây dựng quy trình quản lý kho hàng đóng một vai trò rất quan trọng. Một quy trình quản lý kho hàng tốt sẽ giúp cửa hàng bán lẻ cắt giảm các chi phí, giải quyết các vấn đề hoàng hóa đơn giản, góp phần đưa cửa hàng bán lẻ phát triển bền vững.
Vậy quy trình quản lý kho là gì? Quy trình quản lý kho như thế nào sẽ đem lại hiệu quả? Bài viết sau, Nhanh.vn sẽ chia sẻ quy trình quản lý kho cũng như kinh nghiệm quản lý kho hiệu quả nhất.